Renka, kaupia informaciją, sudaro direktoriaus dienotvarkės projektus, informuoja jį apie renginius ir suplanuotus susitikimus.
Registruoja lankytojus, derina ir paskiria jiems susitikimo laiką, organizuoja telefoninius direktoriaus pokalbius, operatyviai sujungia direktoriaus telefoną su vidiniais ir išoriniais abonentais, teikia reikiamą informaciją telefonu, prireikus, peradresuoja skambučius kitiems darbuotojams pagal jų kompetenciją.
Priima direktoriui skirtus dokumentus ar jų projektus, patikrina, ar yra visos būtinos vizos, ar teisingai dokumentai įforminti, reikalui esant grąžina juos rengėjams, perduoda direktoriui pasirašymui ar rezoliucijų rašymui pateiktus darbuotojų dokumentus ar jų projektus, pasirašytus dokumentus nustatyta tvarka grąžina rengėjams arba išsiuntimui, referuoja direktoriui apie pateikiamų rezoliucijoms dokumentų turinį, gautus pranešimus ar kitą informaciją.
Teikia informaciją apie Departamento struktūrą ir kitas įstaigas, pagrindines Departamento struktūrinių padalinių veiklos sritis, funkcijų paskirstymą, darbo organizavimo tvarką, darbuotojų pavardes, adresus, telefonus, nuolatinius išorės korespondentus, bendradarbiavimo partnerius, ir teikia ją direktoriui.
Dalyvauja organizuojant direktoriaus išvykas ir komandiruotes, sudarant sąlygas svečių ir delegacijų darbui, laikantis tarnybinio protokolo reikalavimų.
rengia oficialių dokumentų projektus.
Organizuoja valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis (toliau – darbuotojai) priėmimą pas direktorių, perduoda jiems direktoriaus kvietimus, organizuoja ir protokoluoja susitikimus, pasitarimus, posėdžius ir kitus renginius, vykstančius pas vadovus, perduoda darbuotojams informaciją bei direktoriaus pavedimus.
Užtikrina tarnybinės pagalbos teikimą bendradarbiaujant su kitomis įstaigomis.
Priima, tvarko, registruoja ir paskirsto gautą korespondenciją, perduoda priimtus ir užregistruotus dokumentus vadovams rezoliucijoms rašyti ir/arba įteikia vykdytojams teikia informaciją kitoms institucijoms, organizacijoms ir asmenims apie iš jų gautos korespondencijos perdavimą vykdytojams ir vykdymo eigą.
Priima ir registruoja dokumentus, asmenų prašymus ir skundus, perduoda juos Klientų aptarnavimo ir paslaugų valdymo skyriui, raštu informuoja asmenis apie gautus paštu bei priimtus jų prašymus ir paskirtus vykdytojus.
Registruoja ir įrašo duomenis apie dokumentus į Užimtumo tarnybos kompiuterinę dokumentų valdymo sistemą (toliau – DVS), skenuoja dokumentus ir talpina skaitmenines dokumentų kopijas į DVS, atlieka DVS dokumentų paiešką.
Tvarko siunčiamą korespondenciją: tikrina, ar teisingai įforminta, tvarkingai ir tinkamai parengta bei sukomplektuota, registruoja, rūšiuoja, ruošia išsiųsti, pildo registrus, organizuoja korespondencijos išsiuntimą adresatams (elektroniniu paštu, įteikiant pašto paslaugų teikėjui, faksu).
Priima ir siunčia dokumentus per elektronines dokumentų pristatymo sistemas.
Kontroliuoja, kad Departamento išleidžiami dokumentai atitiktų teisės aktais nustatytus dokumentų rengimo ir valstybinės kalbos vartojimo reikalavimus.
Registruoja DVS dokumentų rezoliucijas, pavedimus ar užduotis reikalui esant daro dokumentų kopijas ir atiduoda jas pagal paskirtį.
Kontroliuoja, kad paskirtos užduotys ir pavedimai būtų įvykdyti laiku, teikia informaciją apie pavedimų ir užduočių vykdymo eigą, gauna iš Departamentui pavaldžių skyrių informaciją apie vykdomus ar atliktus darbus ir perduoda ją vadovams.
Sudaro, tvarko, saugo dokumentų bylas, priskirtas dokumentacijos plane Departamento kompetencijai, veda sudaromų bylų apskaitą, perduoda dokumentų bylas Užimtumo tarnybos archyvui teisės aktų nustatyta tvarka.
Tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus, išrašus.
Dalyvauja rengiant Departamento veiklos srities metų veiklos planą ir ataskaitą.
Teikia ataskaitas ir informaciją jo kompetencijai priskirtais klausimais.
Pavaduoja Dokumentų valdymo skyriaus specialistą, jam nesant.
Pildo ir tvirtina Departamento darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraštį.
Vykdo vienkartinio pobūdžio Užimtumo tarnybos direktoriaus ar Departamento direktoriaus pavedimus, susijusius su Departamento funkcijomis.
REIKALAVIMAI
Turėti aukštąjį išsilavinimą.
Išmanyti Lietuvos Respublikos viešojo administravimo, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymus, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimus ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius valstybinių institucijų ir įstaigų veiklą, asmenų aptarnavimą, informacijos teikimą, etiketą, dokumentų valdymą, Užimtumo tarnybos nuostatus, tarnybinį protokolą; dokumentų rengimą, tvarkymą ir apskaitą bei elektroninių dokumentų valdymą, teisės aktų rengimo rekomendacijas.
Sugebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, rengti ir įforminti dokumentus, prezentacinę medžiagą.
Turėti bazinę kompiuterinio raštingumo kvalifikaciją.