Vyresnioji specialistė

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
   1.1. turėti aukštąjį išsilavinimą;
   1.2. turėti bazinę kompiuterinio raštingumo kvalifikaciją;
   1.3. būti susipažinusiam su Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų, Valstybinės kalbos, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų, Viešojo administravimo įstatymais, Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro įsakymu, Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodykle, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais archyvų veiklą ir dokumentų rengimą, jų valdymą, tvarkymą bei apskaitą, darbo organizavimą viešojo administravimo įstaigose, Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Užimtumo tarnyba) veiklą, užimtumo rėmimą, bei gebėti juos taikyti praktikoje;
   1.4. mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją ir rengti išvadas;
   1.5. gebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, rengti ir įforminti dokumentus.

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
   2.1. organizuoja dokumentų apyvartos procesus Užimtumo tarnybos klientų aptarnavimo departamente (toliau – Departamentas), užtikrinant greitą ir tikslų dokumentų judėjimą;
   2.2. priima, tvarko, registruoja ir paskirsto gautą korespondenciją, pateikia Departamento  direktoriui rezoliucijoms, paskirsto dokumentus su rezoliucijomis Departamento struktūriniams padaliniams vykdyti ar susipažinti;
   2.3. registruoja Užimtumo tarnybos dokumentus, asmenų prašymus ir skundus, įteikia jiems prašymo gavimo faktą patvirtinančius dokumentus;
   2.4. registruoja ir įrašo duomenis apie dokumentus į Užimtumo tarnybos kompiuterinę dokumentų valdymo sistemą (toliau – DVS), skenuoja dokumentus ir talpina skaitmenines dokumentų kopijas į DVS;
   2.5. registruoja vidaus dokumentus, organizuoja vidaus dokumentų apskaitą Departamento struktūriniuose padaliniuose;
   2.6. registruoja sutartis;
   2.7. tvarko siunčiamą korespondenciją: tikrina, ar teisingai įforminta, tvarkingai ir tinkamai parengta bei sukomplektuota, registruoja, rūšiuoja, ruošia išsiųsti, pildo registrus, išsiunčia  Departamento direktoriaus pasirašytus dokumentus adresatams;
   2.8. prižiūri, kad parengtų siunčiamų dokumentų failai būtų įrašyti į DVS;
   2.9. priima ir siunčia dokumentus per elektronines dokumentų pristatymo sistemas;
   2.10. organizuoja paėmimą iš pašto dėžės, gautos korespondencijos peržiūrėjimą, pirminį jos tvarkymą, reikalui esant, Departamentui adresuotų oficialių dokumentų paėmimą iš pašto;
   2.11. perkelia Departamento direktoriaus rezoliucijas į DVS ir atiduoda dokumentus vykdytojams, reikalui esant daro dokumentų kopijas ir atiduoda jas pagal paskirtį;
   2.12. peržiūri dokumentų užduočių vykdymo ir asmenų skundų nagrinėjimo terminus, informuoja Departamento direktorių;
   2.13. rengia Užimtumo tarnybos dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus, dalyvauja atliekant dokumentų vertės ekspertizę;
   2.14. konsultuoja Departamento specialistus dokumentų rengimo ir tvarkymo bei DVS naudojimo klausimais;
   2.15. ieško ir teikia informaciją apie DVS įvestus dokumentus, jų vykdymo eigą ir pavedimus (užduotis);
   2.16. atlieka dokumentų paiešką bylose ir teikia informaciją Departamento tarnautojams ir darbuotojams bei kitiems interesantams;
   2.17. sudaro, tvarko, saugo dokumentų bylas, priskirtas dokumentacijos plane Departamento kompetencijai, veda sudaromų bylų apskaitą;
   2.18. perduoda dokumentų bylas Užimtumo tarnybos archyvui teisės aktų nustatyta tvarka;
   2.19. priima iš Departamento struktūrinių padalinių dokumentus saugojimui į archyvą, kaupia ir saugo archyvų saugyklose dokumentus, rengia dokumentų (bylų) perėmimo aktus;
   2.20. nustatyta tvarka šifruoja, sistemina, aprašo ir apskaito perimtus į archyvą dokumentus;
   2.21. atrenka struktūrinių padalinių dokumentų valdyme susidariusius nuolat ir ilgai saugomus dokumentus, tvarko užbaigtas dokumentų bylas, tvarko saugomų dokumentų apskaitą, rengia dokumentų bylų apyrašų projektus, trumpai saugomų dokumentų sąrašus;
   2.22. tvarko Departamento archyvą teisės aktų nustatyta tvarka;
   2.23. informuoja Skyriaus vedėją apie Departamento struktūrinių padaliniuose dingusius ir archyvui neperduotus nuolat, ilgai ir trumpai saugomus dokumentus, imasi priemonių jų paieškai;
   2.24. tvarkingai laiko ir užtikrina priimtų saugojimui dokumentų apsaugą;
   2.25. rūpinasi, kad archyvo patalpos ir sąlygos jose atitiktų nustatytiems dokumentų saugyklų reikalavimams, kad dokumentai būtų saugomi patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertinant galimus rizikos veiksnius, kontroliuoja archyvo patalpų mikroklimatą;
   2.26. užtikrina Departamento darbuotojų ir visuomenės priėjimą prie saugomų dokumentų; organizuoja kuo paprastesnį informacijos pateikimą naudojantis archyve saugomais dokumentais;
   2.27. dalyvauja archyvinių dokumentų inventorizacijose;
   2.28. sudaro dokumentacijos plano dalies, priskirtos Departamento kompetencijai, suvestinę ir teikia jos duomenis Skyriaus atsakingam darbuotojui;
   2.29. sudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus; organizuoja dokumentų sunaikinimą;
   2.30. atlieka dokumentų paiešką pagal paklausimus, ruošia ir tvirtina archyvinių dokumentų kopijas ar išrašus pažymoms apie darbo užmokestį rengti;
   2.31. tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus, išrašus;
   2.32. analizuoja ir teikia ataskaitas bei informaciją apie jo kompetencijai priskirtus klausimus;
   2.33. pavaduoja kitą Skyriaus darbuotoją, jam nesant darbe;
   2.34. vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio su struktūrinio padalinio veikla susijusius pavedimus.