Vyriausioji specialistė

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
   1.1. turėti aukštąjį išsilavinimą;
   1.2. turėti bazinę kompiuterinio raštingumo kvalifikaciją;
   1.3. būti susipažinusiam su Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų, Valstybinės kalbos, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų, Viešojo administravimo įstatymais, Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro įsakymu, Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodykle, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais archyvų veiklą ir dokumentų rengimą, jų valdymą, tvarkymą bei apskaitą, darbo organizavimą viešojo administravimo įstaigose, Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Užimtumo tarnyba) veiklą, užimtumo rėmimą, bei gebėti juos taikyti praktikoje;
   1.4. mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją ir rengti išvadas, analitiškai įvertinti problemas;
   1.5. gebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, rengti ir įforminti dokumentus.

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
   2.1. organizuoja Užimtumo tarnybos struktūrinių padalinių dokumentų perdavimą archyvui, rengia dokumentų (bylų) perėmimo aktus;
   2.2. priima iš Užimtumo tarnybos struktūrinių padalinių dokumentus saugojimui į archyvą; kaupia ir saugo archyvų saugyklose dokumentus, liudijančius apie Užimtumo tarnybos teises, pareigas, politiką, veiklą, ryšius, interesus ir turinčius istorinę, mokslinę, teisinę ir praktinę vertę;
   2.3. nustatyta tvarka šifruoja, sistemina, aprašo ir apskaito perimtus į archyvą dokumentus;
   2.4. atrenka struktūrinių padalinių dokumentų valdyme susidariusius nuolat ir ilgai saugomus dokumentus, tvarko užbaigtas dokumentų bylas, tvarko saugomų dokumentų apskaitą, užtikrinančią jų valdymą, rengia dokumentų bylų apyrašus, teikia Lietuvos valstybės naujajam archyvui (toliau – LVNA) apskaitos duomenis per Elektroninio archyvo informacinę sistemą (toliau – EAIS) derinimui, rengia pažymą apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą ir teikia ją LVNA;
   2.5. tvarko Užimtumo tarnybos archyvą teisės aktų nustatyta tvarka;
   2.6. informuoja Skyriaus vedėją apie Užimtumo tarnybos struktūrinių padaliniuose dingusius ir archyvui neperduotus nuolat, ilgai ir trumpai saugomus dokumentus, imasi priemonių jų paieškai;
   2.7. kontroliuoja saugomų dokumentų būklę, esant būtinumui, organizuoja jų atstatymą;
   2.8. tvarkingai laiko priimtus saugojimui dokumentus ir užtikrina jų apsaugą;
   2.9. rūpinasi, kad archyvo patalpos ir sąlygos jose atitiktų nustatytiems dokumentų saugyklų reikalavimams, kontroliuoja archyvo patalpų mikroklimatą;
   2.10. rūpinasi, kad dokumentai būtų saugomi patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertinant galimus rizikos veiksnius;
   2.11. užtikrina, kad būtų išsaugoti Užimtumo tarnybos veiklos dokumentai reikiamą laiką veiklos įrodymui ir su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisių apsaugai, kitų juridinių ir fizinių asmenų veiklos dokumentai, perimti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo ir kitų teisės norminių aktų nustatyta tvarka;
   2.12. užtikrina, kad turimi dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką, kartu su šiais dokumentais saugo ir kontekstinę informaciją;
   2.13. užtikrina Užimtumo tarnybos darbuotojų ir visuomenės priėjimą prie saugomų dokumentų; organizuoja kuo paprastesnį informacijos pateikimą naudojantis archyve saugomais dokumentais;
   2.14. dalyvauja archyvinių dokumentų inventorizacijose;
   2.15. sudaro dokumentacijos plano suvestinę ir teikia jos duomenis LVNA per EAIS;
   2.16. atlieka kartu su kitais struktūriniais padaliniais dokumentų vertės ekspertizę ir sudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus; organizuoja Užimtumo tarnybos Dokumentų ekspertų komisijos (toliau – DEK) veiklą, organizuoja dokumentų sunaikinimą;
   2.17. rengia aktus dokumentų bylų perdavimui valstybiniam saugojimui, nurašymui, sunaikinimui, perduoda nuolat saugomų dokumentų bylas valstybiniam saugojimui;
   2.18. dalyvauja rengiant oficialius dokumentus kompetencijos klausimais;
   2.19. teisės aktų nustatyta tvarka užtikrina saugomuose archyve dokumentuose esančių asmens duomenų ir kitos konfidencialios informacijos saugumą;
   2.20. atlieka dokumentų paiešką pagal paklausimus;
   2.21. pagal Užimtumo tarnybos valstybės tarnautojų ir darbuotojų poreikius atlieka dokumentų paiešką einamų ir praėjusių metų jo saugomose dokumentų bylose;
   2.22. rengia ir teikia informaciją kompetencijos klausimais;
   2.23. registruoja dokumentus kompiuterinėje dokumentų valdymo sistemoje DocLogix, talpina į šią sistemą skenuotus arba gautus elektroniniu paštu ar per informacines sistemas dokumentus, suveda rezoliucijas ir informaciją apie paskirtas užduotis, pavedimus;
   2.24. tvarko Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, nustatyta tvarka Skyriui priskirtas dokumentų bylas;
   2.25. tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus, išrašus;
   2.26. analizuoja ir teikia ataskaitas bei informaciją apie jo kompetencijai priskirtus klausimus;
   2.27. pavaduoja kitą Skyriaus darbuotoją, jam nesant darbe;
   2.28. vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio su struktūrinio padalinio veikla susijusius pavedimus.