Vyriausioji specialistė

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
   1.1. turėti aukštąjį išsilavinimą;
   1.2. turėti bazinę kompiuterinio raštingumo kvalifikaciją;
   1.3. būti susipažinusiam su Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų, Valstybinės kalbos, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų, Viešojo administravimo įstatymais, Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro įsakymu, Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodykle, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais archyvų veiklą ir dokumentų rengimą, jų valdymą, tvarkymą bei apskaitą, darbo organizavimą viešojo administravimo įstaigose, Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Užimtumo tarnyba) veiklą, užimtumo rėmimą, bei gebėti juos taikyti praktikoje;
   1.4. mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją ir rengti išvadas, analitiškai įvertinti problemas;
   1.5. gebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, rengti ir įforminti dokumentus.

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
   2.1. padeda užtikrinti Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Užimtumo tarnyba) dokumentų valdymo politikos įgyvendinimą;
   2.2. administruoja priskirtas Užimtumo tarnybos padalinių elektroninio pašto dėžutes, kitas elektroninių dokumentų pristatymo sistemas;
   2.3. registruoja gautus, vidaus ir siunčiamus dokumentus, įrašo duomenis apie dokumentus į Užimtumo tarnybos kompiuterinę dokumentų valdymo sistemą (toliau – DVS), skenuoja dokumentus ir talpina skaitmenines dokumentų kopijas į DVS, formuoja pavedimų (užduočių) projektus Užimtumo tarnybos vadovybei;
   2.4. ieško ir teikia informaciją apie DVS įvestus dokumentus, jų vykdymo eigą ir pavedimus (užduotis);
   2.5. sudaro, tvarko, saugo dokumentų bylas, priskirtas dokumentacijos plane Skyriaus kompetencijai, veda sudaromų bylų apskaitą;
   2.6. rengia dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus, dalyvauja atliekant dokumentų vertės ekspertizę;
   2.7. priima iš Klientų aptarnavimo departamento (toliau – Departamentas) struktūrinių padalinių dokumentus saugojimui į archyvą, kaupia ir saugo archyvų saugyklose dokumentus, rengia dokumentų (bylų) perdavimo - priėmimo aktus;
   2.8. perimtus į archyvą Departamento dokumentus teisės aktų nustatyta tvarka šifruoja, sistemina, aprašo ir apskaito, rengia dokumentų bylų apyrašų projektus, trumpai saugomų dokumentų sąrašus;
   2.9. tvarkingai laiko ir užtikrina priimtų saugojimui dokumentų apsaugą;
   2.10. rūpinasi, kad archyvo patalpos ir sąlygos jose atitiktų nustatytiems dokumentų saugyklų reikalavimams, kad dokumentai būtų saugomi patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertinant galimus rizikos veiksnius, kontroliuoja archyvo patalpų mikroklimatą;
   2.11. sudaro naikinti atrinktų Departamento bylų (dokumentų) aktus, suveda naikinimo aktų duomenis į Elektroninę archyvo informacinę sistemą, organizuoja dokumentų sunaikinimą;
   2.12. užtikrina Departamento darbuotojų ir visuomenės priėjimą prie saugomų dokumentų, organizuoja kuo paprastesnį informacijos pateikimą naudojantis archyve saugomais dokumentais;
   2.13. dalyvauja archyvinių dokumentų inventorizacijose;
   2.14. sudaro dokumentacijos plano dalies, priskirtos Departamento kompetencijai, suvestinę ir teikia jos duomenis Skyriaus atsakingam darbuotojui;
   2.15. informuoja Skyriaus vedėją apie Departamento struktūriniuose padaliniuose dingusius ir archyvui neperduotus nuolat, ilgai ir trumpai saugomus dokumentus, imasi priemonių jų paieškai;
   2.16. esant poreikiui rengia archyvo pažymų projektus ir dokumentų kopijas, rengia atsakymus į užklausas, apskaito juos;
   2.17. atlieka archyvinių dokumentų paiešką pagal paklausimus, ruošia ir tvirtina dokumentų kopijas ar išrašus pažymoms rengti;
   2.18. tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus, išrašus;
   2.19. analizuoja ir teikia ataskaitas bei informaciją jo kompetencijai priskirtais klausimais;
   2.20. vykdo savo funkcijas, pavedimus ir užduotis nepažeisdamas nustatytų terminų, vadovaudamasis Lietuvos Respublikos Konstitucija, Europos Sąjungos teisės aktais, Lietuvos Respublikos tarptautinėmis sutartimis, Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais bei asmeniškai atsako už tinkamą jų vykdymą;
   2.21. pavaduoja kitą Skyriaus darbuotoją, jam nesant darbe;
   2.22. vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio su struktūrinio padalinio veikla susijusius pavedimus.