Dokumentų valdymo skyrius - Užimtumo tarnyba prie LR Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos

FUNKCIJOS

1. Įstaigos vadovui pavedus atstovauja įstaigai santykiuose su kitomis įstaigomis, organizacijomis bei fiziniais asmenimis.
2. Konsultuoja su struktūrinio padalinio veikla susijusiais klausimais.
3. Priima su struktūrinio padalinio veikla susijusius sprendimus.
4. Rengia ir teikia pasiūlymus su struktūrinio padalinio veikla susijusiais klausimais.
5. Vadovauja struktūrinio padalinio veiklos vykdymui aktualios informacijos apdorojimui arba prireikus apdoroja struktūrinio padalinio veiklai vykdyti aktualią informaciją.
6. Vadovauja struktūrinio padalinio veiklų vykdymui arba prireikus vykdo struktūrinio padalinio veiklas.
7. Vadovauja su struktūrinio padalinio veikla susijusios informacijos rengimui ir teikimui arba prireikus rengia ir teikia su struktūrinio padalinio veikla susijusią informaciją.
8. Vadovauja su struktūrinio padalinio veikla susijusių dokumentų rengimui arba prireikus rengia su struktūrinio padalinio veikla susijusius dokumentus.
9. Valdo struktūrinio padalinio žmogiškuosius išteklius teisės aktų nustatyta tvarka.
10. Vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio su struktūrinio padalinio veikla susijusius pavedimus.
11. Koordinuoja vieningos dokumentų rengimo ir tvarkymo sistemos diegimą ir vystymą..
12. Tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus ir išrašus..
13. Rengia bylų dokumentacijos planą..
14. Užtikrina struktūrinio padalinio nuostatuose numatytų veiklų įgyvendinimą..
15. Skatina struktūrinio padalinio darbuotojus vykdant jiems pavestas užduotis orientuotis į klientų poreikių patenkinimą.

SPECIALIEJI REIKALAVIMAI

16. Išsilavinimo ir darbo patirties reikalavimai:
16.1. išsilavinimas – aukštasis universitetinis išsilavinimas (ne žemesnis kaip bakalauro kvalifikacinis laipsnis) arba jam lygiavertė aukštojo mokslo kvalifikacija;
16.2. studijų kryptis – vadyba (arba);
16.3. studijų kryptis – viešasis administravimas (arba);
16.4. studijų kryptis – žmonių išteklių vadyba (arba);
16.5. studijų kryptis – ekonomika (arba);
arba:
16.6. išsilavinimas – aukštasis universitetinis išsilavinimas (ne žemesnis kaip bakalauro kvalifikacinis laipsnis) arba jam lygiavertė aukštojo mokslo kvalifikacija;
16.7. darbo patirties sritis – dokumentų valdymo srities patirtis;
16.8. darbo patirtis srityje – ne mažiau kaip 5 metai.

FUNKCIJOS

1. Administruoja dokumentus arba prireikus koordinuoja dokumentų administravimą.
2. Apdoroja su dokumentų valdymu susijusią informaciją arba prireikus koordinuoja su dokumentų valdymu susijusios informacijos apdorojimą.
3. Į apskaitą įtraukia bylas arba prireikus koordinuoja bylų apskaitą.
4. Konsultuoja priskirtos srities klausimais.
5. Organizuoja archyvinių dokumentų saugojimą ir naudojimą arba prireikus koordinuoja archyvinių dokumentų saugojimo ir naudojimo organizavimą.
6. Organizuoja dokumentų vertės ekspertizę arba prireikus koordinuoja dokumentų vertės ekspertizės organizavimą.
7. Prižiūri teisės aktų ir kitų susijusių dokumentų dėl dokumentų valdymo nuostatų vykdymą arba prireikus koordinuoja teisės aktų ir kitų susijusių dokumentų dėl dokumentų valdymo nuostatų vykdymo priežiūrą.
8. Rengia ir teikia informaciją su dokumentų valdymu susijusiais sudėtingais klausimais arba prireikus koordinuoja informacijos su dokumentų valdymu susijusiais sudėtingais klausimais rengimą ir teikimą.
9. Rengia ir teikia pasiūlymus su dokumentų valdymu susijusiais klausimais.
10. Rengia teisės aktų projektus ir kitus susijusius dokumentus dėl dokumentų valdymo veiklų vykdymo arba prireikus koordinuoja teisės aktų projektų ir kitų susijusių dokumentų dėl dokumentų valdymo veiklų vykdymo rengimą.
11. Ruošia ir perduoda dokumentus valstybės archyvui arba prireikus koordinuoja dokumentų valstybės archyvui ruošimą ir perdavimą.

12. Apskaito gautus, siunčiamus ir vidaus dokumentus.
13. Rengia archyvo pažymų projektus.
14. Tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus, išrašus.
15. Dalyvauja rengiant dokumentacijos planą.
16. Pavaduoja kitą Skyriaus darbuotoją jam nesant darbe.

17. Vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio su struktūrinio padalinio veikla susijusius pavedimus.

SPECIALIEJI REIKALAVIMAI

2. Išsilavinimo ir darbo patirties reikalavimai:0
2.1. išsilavinimas – aukštasis universitetinis išsilavinimas (ne žemesnis kaip bakalauro kvalifikacinis laipsnis) arba jam lygiavertė aukštojo mokslo kvalifikacija;
2.2. studijų kryptis – verslas (arba);
2.3. studijų kryptis – vadyba (arba);
2.4. studijų kryptis – žmonių išteklių vadyba (arba);
2.5. studijų kryptis – viešasis administravimas (arba);
arba:

2.6. išsilavinimas – aukštasis universitetinis išsilavinimas (ne žemesnis kaip bakalauro kvalifikacinis laipsnis) arba jam lygiavertė aukštojo mokslo kvalifikacija;
2.7. darbo patirtis – dokumentų tvarkymo ir apskaitos patirtis;
2.8. darbo patirties trukmė – ne mažiau kaip 1 metai.

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
1.1. turėti aukštąjį universitetinį arba jam prilyginamą išsilavinimą;
1.2. išmanyti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų, Valstybinės kalbos įstatymus, Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos bei Elektroninių dokumentų valdymo taisykles, Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijas, patvirtintas Lietuvos Respublikos teisingumo ministro įsakymu, kitus teisės aktus, reglamentuojančius archyvų veiklą ir dokumentų rengimą, jų valdymą, tvarkymą bei apskaitą;
1.3. būti susipažinusiam su Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu, Viešojo administravimo įstatymu, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais darbo organizavimą viešojo administravimo įstaigose; Lietuvos Respublikos teisės aktais, reglamentuojančiais Užimtumo tarnybos veiklą, užimtumo rėmimą;
1.4. gerai mokėti valstybinę kalbą, sugebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, rengti ir įforminti dokumentus, prezentacinę medžiagą;
1.5. mokėti dirbti kompiuteriu MS Word, Excel, Power Point, Outlook, Internet Explorer programomis.

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
2.1. organizuoja Užimtumo tarnybos struktūrinių padalinių dokumentų perdavimą archyvui, rengia dokumentų (bylų) perėmimo aktus;
2.2. priima iš Užimtumo tarnybos struktūrinių padalinių dokumentus saugojimui į archyvą; kaupia ir saugo archyvų saugyklose dokumentus, liudijančius apie Užimtumo tarnybos teises, pareigas, politiką, veiklą, ryšius, interesus ir turinčius istorinę, mokslinę, teisinę ir praktinę vertę;
2.3. perimtus į archyvą dokumentus nustatyta tvarka šifruoja, sistemina, aprašo ir apskaito;
2.4. tvarko, sistemina, aprašo ir apskaito Užimtumo tarnybos įgyvendintų projektų dokumentų bylas;
2.5. atrenka struktūrinių padalinių dokumentų valdyme susidariusius nuolat ir ilgai saugomus dokumentus, tvarko užbaigtas dokumentų bylas, tvarko saugomų dokumentų apskaitą, užtikrinančią jų valdymą, rengia dokumentų bylų apyrašus, teikia Lietuvos valstybės naujajam archyvui (toliau – LVNA) apskaitos duomenis per Elektroninio archyvo informacinę sistemą (toliau – EAIS) derinimui, rengia pažymą apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą ir teikia ją LVNA;
2.6. tvarko Užimtumo tarnybos archyvą teisės aktų nustatyta tvarka, koordinuoja klientų aptarnavimo departamentų archyvo saugyklose saugomų dokumentų bylų tvarkymą, saugojimą ir naudojimą;
2.7. informuoja skyriaus vedėją apie Užimtumo tarnybos struktūrinių padaliniuose dingusius ir archyvui neperduotus nuolat, ilgai ir trumpai saugomus dokumentus, imasi priemonių jų paieškai;
2.8. kontroliuoja saugomų dokumentų būklę, esant būtinumui, organizuoja jų atstatymą;
2.9. tvarkingai laiko priimtus saugojimui dokumentus ir užtikrina jų apsaugą;
2.10. rūpinasi, kad archyvo patalpos ir sąlygos jose atitiktų nustatytiems dokumentų saugyklų reikalavimams, kontroliuoja archyvo patalpų mikroklimatą;
2.11. rūpinasi, kad dokumentai būtų saugomi patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertinant galimus rizikos veiksnius;
2.12. užtikrina, kad būtų išsaugoti Užimtumo tarnybos veiklos dokumentai reikiamą laiką veiklos įrodymui ir su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisių apsaugai, kitų juridinių ir fizinių asmenų veiklos dokumentai, perimti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo ir kitų teisės norminių aktų nustatyta tvarka;
2.13. užtikrina, kad turimi dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką, kartu su šiais dokumentais saugo ir kontekstinę informaciją;
2.14. užtikrina Užimtumo tarnybos darbuotojų ir visuomenės priėjimą prie saugomų dokumentų; organizuoja kuo paprastesnį informacijos pateikimą naudojantis archyve saugomais dokumentais;
2.15. dalyvauja archyvinių dokumentų inventorizacijose;
2.16. sudaro dokumentacijos plano suvestinę ir teikia jos duomenis LVNA per EAIS;
2.17. atlieka kartu su kitais struktūriniais padaliniais dokumentų vertės ekspertizę ir sudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus; organizuoja Užimtumo tarnybos Dokumentų ekspertų komisijos (toliau – DEK) veiklą, organizuoja dokumentų sunaikinimą;
2.18. rengia aktus dokumentų bylų perdavimui valstybiniam saugojimui, nurašymui, sunaikinimui, perduoda ilgai ir nuolat saugomų dokumentų bylas valstybiniam saugojimui;
2.19. teisingai ir laiku parengia archyvo darbo ataskaitas;
2.20. dalyvauja rengiant oficialius dokumentus kompetencijos klausimais;
2.21. pagal pareikalavimą rengia archyvo pažymų projektus ir dokumentų kopijas, rengia atsakymus į užklausimus, apskaito juos;
2.22. teisės aktų nustatyta tvarka užtikrina saugomuose archyve dokumentuose esančių asmens duomenų ir kitos konfidencialios informacijos saugumą;
2.23. atlieka dokumentų paiešką pagal paklausimus, ruošia ir tvirtina archyvinių dokumentų kopijas ar išrašus pažymoms apie darbo užmokestį rengti;
2.24. dalyvauja tvarkant skyriaus dokumentų bylas perdavimui į archyvą;
2.25. pagal Užimtumo tarnybos valstybės tarnautojų ir darbuotojų poreikius atlieka dokumentų paiešką einamų ir praėjusių metų jo saugomose dokumentų bylose;
2.26. rengia ir teikia informaciją kompetencijos klausimais;
2.27. registruoja gautus, siunčiamus ir kitus dokumentus registruose, vadovaudamasis dokumentacijos planu ir registrų sąrašu;
2.28. registruoja dokumentus kompiuterinėje dokumentų valdymo sistemoje DocLogix, talpina į šią sistemą skenuotus arba gautus elektroniniu paštu ar per informacines sistemas dokumentus, suveda rezoliucijas ir informaciją apie paskirtas užduotis, pavedimus;
2.29. tvarko Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, nustatyta tvarka skyriui priskirtas dokumentų bylas;
2.30. organizuoja dokumentų, segamų į kitų Užimtumo tarnybos skyrių tvarkomas bylas, pateikimą atsakingiems už bylas darbuotojams;
2.31. sutvarko ir išsiunčia popierinius siunčiamus dokumentus;
2.32. siunčia adresatams elektroninius dokumentus;
2.33. tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus, išrašus;
2.34. protokoluoja Užimtumo tarnybos vadovybės darbo pasitarimus ir posėdžius;
2.35. vykdo savo funkcijas, pavedimus ir užduotis nepažeisdamas nustatytų terminų, vadovaudamasis Lietuvos Respublikos Konstitucija, Europos Sąjungos teisės aktais, Lietuvos Respublikos tarptautinėmis sutartimis, Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais bei asmeniškai atsako už tinkamą jų vykdymą;
2.36. vykdo kitas teisės aktuose nustatytas funkcijas ir su įstaigos ar Skyriaus funkcijomis susijusius vienkartinio pobūdžio Užimtumo tarnybos direktoriaus, Užimtumo tarnybos kanclerio ar Skyriaus vedėjo pavedimus.

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
1.1. turėti aukštąjį universitetinį arba jam prilyginamą išsilavinimą;
1.2. išmanyti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų, Valstybinės kalbos įstatymus, Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos bei Elektroninių dokumentų valdymo taisykles, Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijas, patvirtintas Lietuvos Respublikos teisingumo ministro įsakymu, kitus teisės aktus, reglamentuojančius archyvų veiklą ir dokumentų rengimą, jų valdymą, tvarkymą bei apskaitą;
1.3. būti susipažinusiam su Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu, Viešojo administravimo įstatymu, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais darbo organizavimą viešojo administravimo įstaigose; Lietuvos Respublikos teisės aktais, reglamentuojančiais Užimtumo tarnybos veiklą, užimtumo rėmimą;
1.4. sugebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, rengti ir įforminti oficialiuosius dokumentus, prezentacinę medžiagą;
1.5. turėti bazinę kompiuterinio raštingumo kvalifikaciją.

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
2.1. organizuoja dokumentų apyvartos procesus Užimtumo tarnybos Departamente, užtikrinant greitą ir tikslų dokumentų judėjimą,
2.2. priima, tvarko, registruoja ir paskirsto gautą korespondenciją, pateikia Departamento direktoriui rezoliucijoms, paskirsto dokumentus su rezoliucijomis Departamento struktūriniams padaliniams vykdyti ar susipažinti;
2.3. registruoja dokumentus, asmenų prašymus ir skundus, įteikia jiems prašymo gavimo faktą patvirtinančius dokumentus;
2.4. registruoja ir įrašo duomenis apie dokumentus į Užimtumo tarnybos kompiuterinę dokumentų valdymo sistemą (toliau – DVS), skenuoja dokumentus ir talpina skaitmenines dokumentų kopijas į DVS;
2.5. registruoja vidaus dokumentus, organizuoja vidaus dokumentų apskaitą Departamento struktūriniuose padaliniuose;
2.6. registruoja sutartis;
2.7. tvarko siunčiamą korespondenciją: tikrina, ar teisingai įforminta, tvarkingai ir tinkamai parengta bei sukomplektuota, registruoja, rūšiuoja, ruošia išsiųsti, pildo registrus, išsiunčia Departamento direktoriaus pasirašytus dokumentus adresatams;
2.8. prižiūri, kad parengtų siunčiamų dokumentų failai būtų įrašyti į DVS;
2.9. priima ir siunčia dokumentus per elektronines dokumentų pristatymo sistemas;
2.10. organizuoja paėmimą iš pašto dėžės, gautos korespondencijos peržiūrėjimą, pirminį jos tvarkymą, reikalui esant, Departamentui adresuotų oficialių dokumentų paėmimą iš pašto,
2.11. perkelia Departamento direktoriaus rezoliucijas į DVS ir atiduoda dokumentus vykdytojams, reikalui esant daro dokumentų kopijas ir atiduoda jas pagal paskirtį;
2.12. peržiūri dokumentų užduočių vykdymo ir asmenų skundų nagrinėjimo terminus, informuoja Departamento direktorių;
2.13. rengia Užimtumo tarnybos dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus, dalyvauja atliekant dokumentų vertės ekspertizę;
2.14. konsultuoja Departamento specialistus dokumentų rengimo ir tvarkymo bei DVS naudojimo klausimais;
2.15. ieško ir teikia informaciją apie DVS įvestus dokumentus, jų vykdymo eigą ir pavedimus (užduotis);
2.16. atlieka dokumentų paiešką bylose ir teikia informaciją Departamento tarnautojams ir darbuotojams bei kitiems interesantams;
2.17. sudaro, tvarko, saugo dokumentų bylas, priskirtas dokumentacijos plane Departamento kompetencijai, veda sudaromų bylų apskaitą;
2.18. perduoda dokumentų bylas Užimtumo tarnybos archyvui teisės aktų nustatyta tvarka;
2.19. priima iš Departamento struktūrinių padalinių dokumentus saugojimui į archyvą; kaupia ir saugo archyvų saugyklose dokumentus, rengia dokumentų (bylų) perėmimo aktus;
2.20. perimtus į archyvą dokumentus nustatyta tvarka šifruoja, sistemina, aprašo ir apskaito;
2.21. atrenka struktūrinių padalinių dokumentų valdyme susidariusius nuolat ir ilgai saugomus dokumentus, tvarko užbaigtas dokumentų bylas, tvarko saugomų dokumentų apskaitą, rengia dokumentų bylų apyrašų projektus, trumpai saugomų dokumentų sąrašus;
2.22. tvarko Departamento archyvą teisės aktų nustatyta tvarka;
2.23. informuoja Skyriaus vedėją apie Departamento struktūrinių padaliniuose dingusius ir archyvui neperduotus nuolat, ilgai ir trumpai saugomus dokumentus, imasi priemonių jų paieškai;
2.24. tvarkingai laiko ir užtikrina priimtų saugojimui dokumentų apsaugą;
2.25. rūpinasi, kad archyvo patalpos ir sąlygos jose atitiktų nustatytiems dokumentų saugyklų reikalavimams, kad dokumentai būtų saugomi patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertinant galimus rizikos veiksnius, kontroliuoja archyvo patalpų mikroklimatą;
2.26. užtikrina Departamento darbuotojų ir visuomenės priėjimą prie saugomų dokumentų; organizuoja kuo paprastesnį informacijos pateikimą naudojantis archyve saugomais dokumentais;
2.27. dalyvauja archyvinių dokumentų inventorizacijose;
2.28. sudaro dokumentacijos plano dalies, priskirtos Departamento kompetencijai, suvestinę ir teikia jos duomenis Skyriaus atsakingam darbuotojui;
2.29. sudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus; organizuoja dokumentų sunaikinimą;
2.30. pagal pareikalavimą rengia archyvo pažymų projektus ir dokumentų kopijas, rengia atsakymus į užklausimus, apskaito juos;
2.31. atlieka dokumentų paiešką pagal paklausimus, ruošia ir tvirtina archyvinių dokumentų kopijas ar išrašus pažymoms apie darbo užmokestį rengti;
2.32. tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus, išrašus;
2.33. analizuoja ir teikia ataskaitas bei informaciją apie jo kompetencijai priskirtus klausimus;
2.34. vykdo savo funkcijas, pavedimus ir užduotis nepažeisdamas nustatytų terminų, vadovaudamasis Lietuvos Respublikos Konstitucija, Europos Sąjungos teisės aktais, Lietuvos Respublikos tarptautinėmis sutartimis, Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais bei asmeniškai atsako už tinkamą jų vykdymą;
2.35. vykdo vienkartinio pobūdžio Užimtumo tarnybos direktoriaus, Užimtumo tarnybos kanclerio ar Skyriaus vedėjo pavedimus, susijusius su Skyriaus funkcijomis.

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

1.Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:

1.1. turėti aukštesnįjį išsilavinimą ar specialųjį vidurinį išsilavinimą, įgytą iki 1995 metų, arba jam prilyginamą išsilavinimą;

1.2. išmanyti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų, Valstybinės kalbos įstatymus, Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos bei Elektroninių dokumentų valdymo taisykles, Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijas, patvirtintas Lietuvos Respublikos teisingumo ministro įsakymu, kitus teisės aktus, reglamentuojančius archyvų veiklą ir dokumentų rengimą, jų valdymą, tvarkymą bei apskaitą;

1.3. būti susipažinusiam su Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu, Viešojo administravimo įstatymu, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais darbo organizavimą viešojo administravimo įstaigose; Lietuvos Respublikos teisės aktais, reglamentuojančiais Užimtumo tarnybos veiklą, užimtumo rėmimą;

1.4. sugebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, rengti ir įforminti oficialiuosius dokumentus, prezentacinę medžiagą;

1.5. turėti bazinę kompiuterinio raštingumo kvalifikaciją.

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

2.1. organizuoja dokumentų apyvartos procesus Užimtumo tarnybos Departamente, užtikrinant greitą ir tikslų dokumentų judėjimą,

2.2. priima, tvarko, registruoja ir paskirsto gautą korespondenciją, pateikia Departamento direktoriui rezoliucijoms, paskirsto dokumentus su rezoliucijomis Departamento struktūriniams padaliniams vykdyti ar susipažinti, paima korespondenciją iš pašto dėžės, reikalui esant, organizuoja Departamentui adresuotų oficialių dokumentų paėmimą iš pašto;

2.3. įrašo duomenis apie dokumentus į Užimtumo tarnybos kompiuterinę dokumentų valdymo sistemą (toliau – DVS), skenuoja dokumentus ir talpina skaitmenines dokumentų kopijas į DVS;

2.4. registruoja vidaus dokumentus, sutartis, organizuoja vidaus dokumentų apskaitą Departamento struktūriniuose padaliniuose;

2.5. tvarko siunčiamą korespondenciją: tikrina, ar teisingai įforminta, tvarkingai ir tinkamai parengta bei sukomplektuota, registruoja, rūšiuoja, ruošia išsiųsti, pildo registrus, išsiunčia Departamento direktoriaus pasirašytus dokumentus adresatams, rūpinasi, kad siunčiamų dokumentų failai būtų įrašyti į DVS;

2.6. priima ir siunčia dokumentus per elektronines dokumentų pristatymo sistemas;

2.7. atiduoda dokumentus vykdytojams, reikalui esant daro dokumentų kopijas ir atiduoda jas pagal paskirtį;

2.8. rengia dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus, dalyvauja atliekant dokumentų vertės ekspertizę;

2.9. ieško ir teikia informaciją apie DVS įvestus dokumentus, jų vykdymo eigą ir pavedimus (užduotis), atlieka dokumentų paiešką bylose;

2.10. sudaro, tvarko, saugo dokumentų bylas, priskirtas dokumentacijos plane Departamento kompetencijai, veda sudaromų bylų apskaitą;

2.11. perduoda dokumentų bylas Užimtumo tarnybos archyvui teisės aktų nustatyta tvarka;

2.12. priima iš Departamento struktūrinių padalinių dokumentus saugojimui į archyvą; kaupia ir saugo archyvų saugyklose dokumentus, rengia dokumentų (bylų) perėmimo aktus;

2.13. perimtus į archyvą dokumentus nustatyta tvarka šifruoja, sistemina, aprašo ir apskaito;

2.14. atrenka struktūrinių padalinių dokumentų valdyme susidariusius nuolat ir ilgai saugomus dokumentus, tvarko užbaigtas dokumentų bylas, tvarko saugomų dokumentų apskaitą, rengia dokumentų bylų apyrašų projektus, trumpai saugomų dokumentų sąrašus;

2.15. tvarko Departamento archyvą teisės aktų nustatyta tvarka;

2.16. informuoja Skyriaus vedėją apie Departamento struktūrinių padaliniuose dingusius ir archyvui neperduotus nuolat, ilgai ir trumpai saugomus dokumentus, imasi priemonių jų paieškai;

2.17. tvarkingai laiko ir užtikrina priimtų saugojimui dokumentų apsaugą;

2.18. rūpinasi, kad archyvo patalpos ir sąlygos jose atitiktų nustatytiems dokumentų saugyklų reikalavimams, kad dokumentai būtų saugomi patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertinant galimus rizikos veiksnius, kontroliuoja archyvo patalpų mikroklimatą;

2.19. užtikrina Departamento darbuotojų ir visuomenės priėjimą prie saugomų dokumentų; organizuoja kuo paprastesnį informacijos pateikimą naudojantis archyve saugomais dokumentais;

2.20. dalyvauja archyvinių dokumentų inventorizacijose;

2.21. sudaro dokumentacijos plano dalies, priskirtos Departamento kompetencijai, suvestinę ir teikia jos duomenis Skyriaus atsakingam darbuotojui;

2.22. sudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus; organizuoja dokumentų sunaikinimą;

2.23. pagal pareikalavimą rengia archyvo pažymų projektus ir dokumentų kopijas, rengia atsakymus į užklausimus, apskaito juos;

2.24. atlieka dokumentų paiešką pagal paklausimus, ruošia ir tvirtina archyvinių dokumentų kopijas ar išrašus pažymoms apie darbo užmokestį rengti;

2.25. tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus, išrašus;

2.26. analizuoja ir teikia ataskaitas bei informaciją apie jo kompetencijai priskirtus klausimus;

2.27. laikinai nesant Departamento darbuotojo, kurio pareigybė reikalinga padėti Departamento direktoriui koordinuoti visų Departamento skyrių tarpusavio bendradarbiavimą bei komunikacijos procesą Departamente ir vykdyti dokumentų apskaitos funkcijas, vykdyti jo funkcijas;

2.28. vykdo savo funkcijas, pavedimus ir užduotis nepažeisdamas nustatytų terminų, vadovaudamasis Lietuvos Respublikos Konstitucija, Europos Sąjungos teisės aktais, Lietuvos Respublikos tarptautinėmis sutartimis, Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais bei asmeniškai atsako už tinkamą jų vykdymą;

2.29. vykdo vienkartinio pobūdžio Užimtumo tarnybos direktoriaus, Užimtumo tarnybos kanclerio ar Skyriaus vedėjo pavedimus, susijusius su Skyriaus funkcijomis.

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
1.1. turėti aukštąjį išsilavinimą;
1.2. išmanyti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų, Valstybinės kalbos įstatymus,
Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos bei Elektroninių dokumentų
valdymo taisykles, Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijas, patvirtintas Lietuvos
Respublikos teisingumo ministro įsakymu, kitus teisės aktus, reglamentuojančius archyvų
veiklą ir dokumentų rengimą, jų valdymą, tvarkymą bei apskaitą;
1.3. būti susipažinusiam su Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, Teisės gauti
informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu, Viešojo
administravimo įstatymu, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais darbo organizavimą
viešojo administravimo įstaigose; Lietuvos Respublikos teisės aktais, reglamentuojančiais
Užimtumo tarnybos veiklą, užimtumo rėmimą;
1.4. gebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, rengti ir įforminti dokumentus,
prezentacinę medžiagą;
1.5. turėti bazinę kompiuterinio raštingumo kvalifikaciją.

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
2.1. organizuoja dokumentų apyvartos procesus Užimtumo tarnyboje, užtikrinant greitą ir
tikslų dokumentų judėjimą,
2.2. priima, tvarko, registruoja ir paskirsto gautą korespondenciją, pateikia Užimtumo
tarnybos vadovybei rezoliucijoms, paskirsto dokumentus su rezoliucijomis Užimtumo
tarnybos struktūriniams padaliniams vykdyti ar susipažinti;
2.3. registruoja asmenų prašymus ir skundus, įteikia jiems prašymo gavimo faktą
patvirtinančius dokumentus;
2.4. registruoja ir įrašo duomenis apie dokumentus į Užimtumo tarnybos kompiuterinės
dokumentų valdymo sistemą (toliau – sistema), skenuoja dokumentus ir talpina failus į
sistemą;
2.5. registruoja vidaus dokumentus, organizuoja vidaus dokumentų apskaitą Užimtumo
tarnybos struktūriniuose padaliniuose;
2.6. registruoja sutartis;
2.7. tvarko siunčiamą korespondenciją: tikrina, ar teisingai įforminta, tvarkingai ir tinkamai
parengta bei sukomplektuota, registruoja, rūšiuoja, ruošia išsiųsti, pildo registrus, išsiunčia
Užimtumo tarnybos vadovybės pasirašytus dokumentus pagal adresatų sąrašus;
2.8. prižiūri, kad parengtų siunčiamų dokumentų failai būtų įrašyti į kompiuterinę
dokumentų valdymo sistemą;
2.9. priima ir siunčia dokumentus per elektronines dokumentų pristatymo sistemas;
2.10. organizuoja paėmimą iš pašto dėžės, gautos korespondencijos peržiūrėjimą, pirminį
jos tvarkymą, reikalui esant, Užimtumo tarnybai adresuotų oficialių dokumentų paėmimą iš
pašto;
2.11. perkelia Užimtumo tarnybos vadovybės rezoliucijas į kompiuterinę dokumentų
valdymo sistemą ir atiduoda dokumentus vykdytojams, reikalui esant daro dokumentų
kopijas ir atiduoda jas pagal paskirtį, skenuoja ir įveda į kompiuterines laikmenas
dokumentus;
2.12. peržiūri dokumentų užduočių vykdymo ir asmenų skundų nagrinėjimo terminus,
informuoja atsakingą skyriaus specialistą;
2.13. dalyvauja rengiant Užimtumo tarnybos dokumentacijos planą ir kitus dokumentų ir
bylų apskaitos dokumentus, atliekant dokumentų vertės ekspertizę;
2.14. konsultuoja Užimtumo tarnybos specialistus dokumentų rengimo ir tvarkymo bei
kompiuterinės dokumentų valdymo sistemos naudojimo klausimais;
2.15. ieško ir teikia informaciją apie kompiuterinėje dokumentų valdymo sistemoje įvestus
dokumentus, jų vykdymo eigą ir pavedimus (užduotis);
2.16. atlieka dokumentų paiešką bylose ir teikia informaciją Užimtumo tarnybos
tarnautojams ir darbuotojams bei kitiems interesantams;
2.17. sudaro, tvarko, saugo dokumentų bylas, priskirtas dokumentacijos plane skyriaus
kompetencijai, veda sudaromų bylų apskaitą;
2.18. perduoda dokumentų bylas Lietuvos darbo biržos archyvui teisės aktų nustatyta tvarka;
2.19. analizuoja ir teikia ataskaitas apie dokumentų užduočių vykdymo eigą, asmenų skundų
tyrimo eigą ir dokumentų judėjimą;
2.20. vykdo savo funkcijas, pavedimus ir užduotis nepažeisdamas nustatytų terminų,
vadovaudamasis Lietuvos Respublikos Konstitucija, Europos Sąjungos teisės aktais, Lietuvos
Respublikos tarptautinėmis sutartimis, Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais bei
asmeniškai atsako už tinkamą jų vykdymą;
2.21. pavaduoja kitą Skyriaus specialistą, jam nesant darbe;
2.22. vykdo vienkartinio pobūdžio Užimtumo tarnybos direktoriaus, Užimtumo tarnybos kanclerio ar Skyriaus vedėjo pavedimus, susijusius su Skyriaus funkcijomis.

FUNKCIJOS

1. Administruoja dokumentus arba prireikus koordinuoja dokumentų administravimą.
2. Apdoroja su dokumentų valdymu susijusią informaciją arba prireikus koordinuoja su dokumentų valdymu susijusios informacijos apdorojimą.
3. Į apskaitą įtraukia bylas arba prireikus koordinuoja bylų apskaitą.
4. Konsultuoja priskirtos srities klausimais.
5. Organizuoja archyvinių dokumentų saugojimą ir naudojimą arba prireikus koordinuoja archyvinių dokumentų saugojimo ir naudojimo organizavimą.
6. Organizuoja dokumentų vertės ekspertizę arba prireikus koordinuoja dokumentų vertės ekspertizės organizavimą.
7. Rengia ir teikia informaciją su dokumentų valdymu susijusiais sudėtingais klausimais arba prireikus koordinuoja informacijos su dokumentų valdymu susijusiais sudėtingais klausimais rengimą ir teikimą.
8. Rengia ir teikia pasiūlymus su dokumentų valdymu susijusiais klausimais.
9. Rengia teisės aktų projektus ir kitus susijusius dokumentus dėl dokumentų valdymo veiklų vykdymo arba prireikus koordinuoja teisės aktų projektų ir kitų susijusių dokumentų dėl dokumentų valdymo veiklų vykdymo rengimą.
10. Ruošia ir perduoda dokumentus valstybės archyvui arba prireikus koordinuoja dokumentų valstybės archyvui ruošimą ir perdavimą.
11. Prižiūri teisės aktų ir kitų susijusių dokumentų dėl dokumentų valdymo nuostatų vykdymą arba prireikus koordinuoja teisės aktų ir kitų susijusių dokumentų dėl dokumentų valdymo nuostatų vykdymo priežiūrą.

12. Apskaito gautus, siunčiamus ir vidaus dokumentus.
13. Rengia archyvo pažymų projektus.
14. Tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus, išrašus.
15. Dalyvauja rengiant dokumentacijos planą.
16. Prižiūri dokumentų užduočių vykdymo ir asmenų skundų nagrinėjimo terminus.
17. Atlieka dokumentų paiešką bylose ir informacinėje sistemoje.
18. Pavaduoja kitą Skyriaus darbuotoją jam nesant darbe

19. Vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio su struktūrinio padalinio veikla susijusius pavedimus.

SPECIALIEJI REIKALAVIMAI

2. Išsilavinimo ir darbo patirties reikalavimai:0
2.1. išsilavinimas – aukštasis universitetinis išsilavinimas (ne žemesnis kaip bakalauro kvalifikacinis laipsnis) arba jam lygiavertė aukštojo mokslo kvalifikacija;
2.2. studijų kryptis – verslas (arba);
2.3. studijų kryptis – vadyba (arba);
2.4. studijų kryptis – žmonių išteklių vadyba (arba);
2.5. studijų kryptis – viešasis administravimas (arba);
arba:

2.6. išsilavinimas – aukštasis universitetinis išsilavinimas (ne žemesnis kaip bakalauro kvalifikacinis laipsnis) arba jam lygiavertė aukštojo mokslo kvalifikacija;
2.7. darbo patirtis – dokumentų tvarkymo ir apskaitos patirtis;
2.8. darbo patirties trukmė – ne mažiau kaip 1 metai.

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
1.1. turėti aukštąjį universitetinį arba jam prilyginamą išsilavinimą;
1.2. išmanyti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų, Valstybinės kalbos įstatymus, Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos bei Elektroninių dokumentų valdymo taisykles, Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijas, patvirtintas Lietuvos Respublikos teisingumo ministro įsakymu, kitus teisės aktus, reglamentuojančius archyvų veiklą ir dokumentų rengimą, jų valdymą, tvarkymą bei apskaitą;
1.3. būti susipažinusiam su Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu, Viešojo administravimo įstatymu, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais darbo organizavimą viešojo administravimo įstaigose; Lietuvos Respublikos teisės aktais, reglamentuojančiais Užimtumo tarnybos veiklą, užimtumo rėmimą;
1.4. sugebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, rengti ir įforminti oficialiuosius dokumentus, prezentacinę medžiagą;
1.5. turėti bazinę kompiuterinio raštingumo kvalifikaciją.

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
2.1. organizuoja dokumentų apyvartos procesus Užimtumo tarnybos Departamente, užtikrinant greitą ir tikslų dokumentų judėjimą,
2.2. priima, tvarko, registruoja ir paskirsto gautą korespondenciją, pateikia Departamento direktoriui rezoliucijoms, paskirsto dokumentus su rezoliucijomis Departamento struktūriniams padaliniams vykdyti ar susipažinti;
2.3. registruoja dokumentus, asmenų prašymus ir skundus, įteikia jiems prašymo gavimo faktą patvirtinančius dokumentus;
2.4. registruoja ir įrašo duomenis apie dokumentus į Užimtumo tarnybos kompiuterinę dokumentų valdymo sistemą (toliau – DVS), skenuoja dokumentus ir talpina skaitmenines dokumentų kopijas į DVS;
2.5. registruoja vidaus dokumentus, organizuoja vidaus dokumentų apskaitą Departamento struktūriniuose padaliniuose;
2.6. registruoja sutartis;
2.7. tvarko siunčiamą korespondenciją: tikrina, ar teisingai įforminta, tvarkingai ir tinkamai parengta bei sukomplektuota, registruoja, rūšiuoja, ruošia išsiųsti, pildo registrus, išsiunčia Departamento direktoriaus pasirašytus dokumentus adresatams;
2.8. prižiūri, kad parengtų siunčiamų dokumentų failai būtų įrašyti į DVS;
2.9. priima ir siunčia dokumentus per elektronines dokumentų pristatymo sistemas;
2.10. organizuoja paėmimą iš pašto dėžės, gautos korespondencijos peržiūrėjimą, pirminį jos tvarkymą, reikalui esant, Departamentui adresuotų oficialių dokumentų paėmimą iš pašto,
2.11. perkelia Departamento direktoriaus rezoliucijas į DVS ir atiduoda dokumentus vykdytojams, reikalui esant daro dokumentų kopijas ir atiduoda jas pagal paskirtį;
2.12. peržiūri dokumentų užduočių vykdymo ir asmenų skundų nagrinėjimo terminus, informuoja Departamento direktorių;
2.13. rengia Užimtumo tarnybos dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus, dalyvauja atliekant dokumentų vertės ekspertizę;
2.14. konsultuoja Departamento specialistus dokumentų rengimo ir tvarkymo bei DVS naudojimo klausimais;
2.15. ieško ir teikia informaciją apie DVS įvestus dokumentus, jų vykdymo eigą ir pavedimus (užduotis);
2.16. atlieka dokumentų paiešką bylose ir teikia informaciją Departamento tarnautojams ir darbuotojams bei kitiems interesantams;
2.17. sudaro, tvarko, saugo dokumentų bylas, priskirtas dokumentacijos plane Departamento kompetencijai, veda sudaromų bylų apskaitą;
2.18. perduoda dokumentų bylas Užimtumo tarnybos archyvui teisės aktų nustatyta tvarka;
2.19. priima iš Departamento struktūrinių padalinių dokumentus saugojimui į archyvą; kaupia ir saugo archyvų saugyklose dokumentus, rengia dokumentų (bylų) perėmimo aktus;
2.20. perimtus į archyvą dokumentus nustatyta tvarka šifruoja, sistemina, aprašo ir apskaito;
2.21. atrenka struktūrinių padalinių dokumentų valdyme susidariusius nuolat ir ilgai saugomus dokumentus, tvarko užbaigtas dokumentų bylas, tvarko saugomų dokumentų apskaitą, rengia dokumentų bylų apyrašų projektus, trumpai saugomų dokumentų sąrašus;
2.22. tvarko Departamento archyvą teisės aktų nustatyta tvarka;
2.23. informuoja Skyriaus vedėją apie Departamento struktūrinių padaliniuose dingusius ir archyvui neperduotus nuolat, ilgai ir trumpai saugomus dokumentus, imasi priemonių jų paieškai;
2.24. tvarkingai laiko ir užtikrina priimtų saugojimui dokumentų apsaugą;
2.25. rūpinasi, kad archyvo patalpos ir sąlygos jose atitiktų nustatytiems dokumentų saugyklų reikalavimams, kad dokumentai būtų saugomi patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertinant galimus rizikos veiksnius, kontroliuoja archyvo patalpų mikroklimatą;
2.26. užtikrina Departamento darbuotojų ir visuomenės priėjimą prie saugomų dokumentų; organizuoja kuo paprastesnį informacijos pateikimą naudojantis archyve saugomais dokumentais;
2.27. dalyvauja archyvinių dokumentų inventorizacijose;
2.28. sudaro dokumentacijos plano dalies, priskirtos Departamento kompetencijai, suvestinę ir teikia jos duomenis Skyriaus atsakingam darbuotojui;
2.29. sudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus; organizuoja dokumentų sunaikinimą;
2.30. pagal pareikalavimą rengia archyvo pažymų projektus ir dokumentų kopijas, rengia atsakymus į užklausimus, apskaito juos;
2.31. atlieka dokumentų paiešką pagal paklausimus, ruošia ir tvirtina archyvinių dokumentų kopijas ar išrašus pažymoms apie darbo užmokestį rengti;
2.32. tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus, išrašus;
2.33. analizuoja ir teikia ataskaitas bei informaciją apie jo kompetencijai priskirtus klausimus;
2.34. vykdo savo funkcijas, pavedimus ir užduotis nepažeisdamas nustatytų terminų, vadovaudamasis Lietuvos Respublikos Konstitucija, Europos Sąjungos teisės aktais, Lietuvos Respublikos tarptautinėmis sutartimis, Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais bei asmeniškai atsako už tinkamą jų vykdymą;
2.35. vykdo vienkartinio pobūdžio Užimtumo tarnybos direktoriaus, Užimtumo tarnybos kanclerio ar Skyriaus vedėjo pavedimus, susijusius su Skyriaus funkcijomis.

Vardas, pavardė	Pareigos	Tel.	El. paštas
Vilma Eržikevičienė	Skyriaus vedėja	+370 4 513 4522	vilma.erzikeviciene@uzt.lt	Funkcijos
Inga Norbutienė	Vyriausioji specialistė	+370 3 439 1015	inga.norbutiene@uzt.lt	Funkcijos
Gina Štrofienė	Vyriausioji specialistė	+370 5 236 0794	gina.strofiene@uzt.lt	Funkcijos
Berta Tonkich-Balaikė	Vyriausioji specialistė	+370 5 236 0770	berta.tonkich-balaike@uzt.lt	Funkcijos
Sigita Gintarienė	Vyresnioji specialistė	+370 3 152 5913	sigita.gintariene@uzt.lt	Funkcijos
Jelena Ivanovienė	Vyriausioji specialistė	+370 5 236 0794	jelena.ivanoviene@uzt.lt	Funkcijos
Stasė Kurnickienė	Vyriausioji specialistė	+370 4 150 2839	stase.kurnickiene@uzt.lt	Funkcijos
Daiva Žvirgždytė	Vyriausioji specialistė	+370 5 272 5828	daiva.zvirgzdyte@uzt.lt	Funkcijos
Remigija Steponėnienė	Vyriausioji specialistė	+370 5 259 4402	remigija.steponeniene@uzt.lt	Funkcijos